주식회사가 액면 이상의 가액으로 신주를 발행한 후 그 액면을 초과한 금액의 전부 또는 일부를 자본에 전입하여 그로 인한 변경등기를 신청하는 경우에, 위 주금의 납입을 맡은 은행 기타 금융기관의 납입금보관에 관한 증명서(비송사건절차법 제205조 제5호)에 의하여 주식발행초과금의 존재가 증명되는 때에는, 위 납입금보관에 관한 증명서도 준비금의 존재를 증명하는 서면(같은 법 제208조)에 해당된다.
(2)주식발행초과금의 존재를 증명하는 서면-정기주총의 승인을 받은 대차대조표 주식발행초과금의 존재를 증명하는 서면으로 또 하나는 주주총회의 승인을 받은 대차대조표이다. 이때 주주총회의 승인은 반드시 정기주주총회이어야 하는가 아니면 임시주주총회도 가능한가의 문제가 있다. 아래의 등기예규는 대차대조표의 승인이 반드시 정기주주총회이어야 한다는 내용이다.
상법의 규정에 의하면 이사는 매결산기에 대차대조표 등과 그 부속명세서를 작성하여 이사회의 승인을 얻어야 하고(상법 제447조), 위 서류를 정기총회에 제출하여 그 승인을 요구하여야 하는 것이므로(상법 제449조 제1항), 결산기중에 임시주주총회를 개최하여 당해 영업연도의 대차대조표를 승인할 수는 없다.
(3)주식발행초과금의 자본전입의 결의기관
주식발행초과금의 자본전입결의기관은 상법상 원칙적으로 이사회이다. 그러나 정관의 규정에 의하여 주주총회에서 주식발행초과금을 자본으로 전입할 수 있다. 이 경우 정관사본이 등기신청시 첨부되어야 할 서류이다. 회사는 이사회의 결의에 의하여 준비금의 전부 또는 일부를 자본에 전입할 수 있으나, 회사가 정관으로 이를 주주총회에서 결정하기로 정한 경우에는, 정관에서 이를 정기주주총회로 한정하였다는 등의 특별할 사정이 없는 한 위 주식발행초과금의 전부 또는 일부를 자본에 전입하는 결의는 반드시 정기주주총회에서 결정하여야 하는 것은 아니다. (2000. 1. 13. 등기 3402-26 질의회답)
